Comment façonner la numérisation pour qu’elle soit au service de l’humain? Tout comme d’autres institutions, l’Université de Fribourg est confrontée aux différents défis de la numérisation et ce à plusieurs niveaux. Ainsi, elle participe aux efforts de swissuniversities pour développer les méthodes d’enseignement en tenant compte des opportunités de la numérisation et différentes activités de recherche sont en cours au sein des facultés.

La numérisation est aussi un thème important pour l’administration. Ainsi, le développement de GEFRI constitue un défi tant pour la Direction IT que pour les services centraux et les facultés. Le Rectorat est conscient des différentes tâches liées au développement des nouvelles applications, ainsi que des changements dans la manière de travailler qu’elles impliquent. Grâce à l’engagement de toute la communauté universitaire, différentes étapes ont déjà été franchies.

2012: technologies dépassées, collaborateurs proches de la retraite
La décision de financer la refonte complète du système d’information de l’Université a été prise en novembre 2012. L’enjeu était de taille: un audit externe des services IT venait de mettre en lumière l’obsolescence des systèmes en place, développés avec des technologies désormais dépassées, reposant sur les épaules de quelques collaborateurs proches de la retraite, et ayant intégré a posteriori les changements liés à la réforme de Bologne. Malgré un contexte économique peu favorable au lancement d’un projet de cette ampleur, le Rectorat n’avait guère le choix: la refonte du système d’information s’imposait.

Beaucoup de projets informatiques échouent – mais pas à Fribourg
Les risques furent dûment analysés et les choix pleinement assumés. Une étude internationale rappelait en décembre 2018 que 83% des projets informatiques échouent à l’échelle mondiale. A Fribourg, force est de constater que le programme Campus management a réussi – certes parfois contre vents et marées – à dépasser les obstacles dressés sur son chemin. De manière imagée, on peut dire que services IT, services centraux et facultés ont œuvré ensemble dès 2013 pour planter les pousses de ce qui est devenu aujourd’hui une belle forêt. Bien sûr, quelques arbres sont encore un peu fragiles et demandent un soin particulier, mais ils ne sauraient éclipser la force de l’ensemble.

Les chiffres parlent d’eux-mêmes: pas moins de 20'000 utilisatrices et utilisateurs se sont déjà servis du nouveau système pour lancer plus de 100'000 processus numériques dans tous les domaines administratifs et académiques, traiter l’équivalent de 100 millions de francs en trafic de paiements, ou enregistrer plus de 200'000 inscriptions aux cours et aux examens. Le Campus management est devenu une réalité quotidienne pour chacune et chacun d’entre nous.

Relever ensemble les prochains défis
De concert avec les facultés et les services concernés, la direction du projet met dès lors tout en œuvre afin que le bon fonctionnement des processus soit assuré et que les développements nécessaires soient planifiés en conséquence. De même, tous les efforts nécessaires sont entrepris afin de corriger au fur et à mesure les défauts de jeunesse du système. Par ailleurs, les complications liées au changement sont inévitables, et tout nouveau système informatique nécessite une phase d’adaptation et d’appropriation par ses utilisatrices et utilisateurs.

Début 2020, la phase de projet arrivera à son terme. Les budgets alloués auront été utilisés à bon escient et les dernières ressources externes achèveront leur mandat. Tels des jardiniers attentifs, l’équipe du Solution engineering continuera à accompagner la maintenance évolutive du nouveau système, jusqu’à ce que chaque arbre du Campus management soit à l’image de la forêt dans son ensemble.

Photo: Hugues Siegenthaler